La valutazione dei fornitori

In Acea sono attivi Sistemi di Qualificazione dei fornitori di lavori, beni e servizi, aggiornati con regolarità. Dal settembre 2011 il compito di gestire e coordinare il processo di Qualifica e Rating dei Fornitori del Gruppo Acea è stato attribuito alla Funzione Sicurezza e Tutela. Tale scelta organizzativa si è fondata sulla volontà di individuare un soggetto in posizione di terzietà e autonomia rispetto agli interlocutori che abitualmente intrattengono rapporti con i fornitori, ovvero la Funzione Acquisti, chiamata alla gestione delle procedure di affidamento in sede di selezione del miglior offerente, e le società operative, cui è affidata la gestione della fase di esecuzione dell’appalto. Alla Funzione Sicurezza e Tutela è attribuita altresì la gestione dei processi aziendali di qualità e sicurezza. Nell’ambito della Funzione, si è provveduto all’istituzione dell’Unità Qualifica e Rating Fornitori che, nel rispetto dei principi di massima concorrenza e parità di trattamento, procede all’istituzione dei Sistemi di qualificazione di rilievo europeo - ai sensi dell’art. 232 del D. Lgs. n. 163/2006 e ss.mm.ii. - e degli Albi fornitori per appalti sotto soglia, coordinando i gruppi interfunzionali per il disegno dei requisiti di qualifica e redigendo i relativi Regolamenti di qualificazione. Alla Funzione Sicurezza e Tutela è affidata altresì la guida dell’attività della Commissione di qualifica, nonché la gestione delle comunicazioni al fornitore dei provvedimenti di ammissione, rigetto o sospensione dagli albi. Infine, la Funzione coordina l’attività del Gruppo Interfunzionale per la definizione del modello di rating ed ha il compito di gestire e mantenere il sistema informativo di rating.

Al 31 dicembre 2012, in applicazione della nuova procedura di qualificazione – che prevede l’attivazione di Sistemi di qualificazione/Albi fornitori sulla totalità dei gruppi merce esistenti - risultano attivati 228 gruppi merce su un totale di 314, dei quali 82 mediante la pubblicazione di Sistemi di qualificazione di rilevanza europea e 146 per gare di importo inferiore alla soglia comunitaria, mediante la pubblicazione di apposito Regolamento Albo fornitori sotto soglia comunitaria.

La percentuale dei gruppi merce attivi è pertanto passata dal 7,9% del 2011 - che contava 25 gruppi merce attivi - al 72%.
In particolare, i Sistemi di qualificazione di rilievo europeo sono stati istituiti per la quasi totalità dei gruppi merce della tipologia lavori, nonché per le forniture e i servizi strategici, o particolarmente critici per volumi di spesa, ripetitività nel tempo o rilevanza del bene e/o servizio ai fini della sicurezza e/o della protezione dell’ambiente.

Le imprese che intendono qualificarsi inseriscono online, in qualsiasi momento di vigenza dei rispettivi Regolamenti, la propria istanza di qualificazione ai gruppi merce di interesse, accedendo al Portale di vendor management direttamente dal sito istituzionale Acea (www.acea.it, sezione Fornitori).
Per l’iscrizione agli Albi istituiti in applicazione del Regolamento per importi sotto soglia comunitaria è richiesto il possesso dei requisiti di ordine morale78 e di requisiti di coerenza merceologica rispetto al gruppo merce per il quale si richiede l’iscrizione al relativo Elenco.
Per l’ottenimento dell’iscrizione ai Sistemi di qualificazione di rilievo europeo è richiesto il possesso di requisiti standard - fra i quali sono compresi i requisiti di ordine morale previsti dalla normativa di settore - e di requisiti specifici, studiati per ogni singolo gruppo merce. Questi ultimi sono definiti da un Gruppo di lavoro Interfunzionale, comprendente rappresentanti delle Funzioni Sicurezza e Tutela, Acquisti e Logistica, Amministrazione, Finanza e Controllo e delle Unità operative appropriate, a seconda della tipologia del gruppo merce e alle caratteristiche dell’approvvigionato in oggetto.
La classificazione dei requisiti è articolata in base a criteri di:

  • affidabilità tecnica, ambientale e di sicurezza;
  • affidabilità commerciale;
  • affidabilità finanziaria e contributiva;
  • valutazione del rischio controparte (ai sensi dei principi di controllo previsti dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. n. 231/01).

Fra i requisiti di affidabilità tecnica, ambientale e di sicurezza – che in questa sede maggiormente rilevano - sono annoverati i seguenti requisiti standard:

  • Certificazione del Sistema di Gestione per la Qualità aziendale rilasciata in conformità alla ISO 9001:2008 (requisito vincolante per alcuni gruppi merce), o Check list di qualifica QSA (per fornitori non certificati);
  • eventuale presenza di accreditamenti/qualifiche presso terzi negli ultimi 5 anni;
  • inesistenza di infrazioni gravi, debitamente accertate, attinenti l’osservanza delle norme in materia di sicurezza e ad ogni altro obbligo derivante dai rapporti di lavoro negli ultimi 5 anni;
  • presenza di un sistema di valutazione, selezione e vigilanza dei subappaltatori/subfornitori, con particolare riferimento alla verifica dell’idoneità tecnico-professionale degli stessi.

A titolo esemplificativo, per il gruppo merce “Tipografia” (fornitura di stampati e moduli) è stata individuata, tra i requisiti specifici, la Certificazione FSC “Forest Stewardship Council”, il sistema di certificazione internazionale che garantisce che la materia prima usata per realizzare un prodotto in legno o carta proviene da foreste dove sono rispettati standard ambientali, sociali ed economici.
Ai fini dell’ammissione ai Sistemi di qualificazione di rilievo comunitario è inoltre richiesta la disponibilità all’eventuale verifica nelle sedi amministrative della veridicità e adeguatezza della documentazione; nonché alla verifica nelle sedi operative o nei magazzini dei prodotti (es. sicurezza, qualità, processi produttivi, ecc.).

Da ultimo, si rammenta che in occasione delle singole procedure di affidamento è prevista la possibilità di in- serire requisiti ulteriori rispetto a quelli previsti dal Sistema di qualificazione, in base all’importo e alla rilevanza dell’affidamento.
Al 31 dicembre 2012 risultano approvate 793 richieste di iscrizione ai Sistemi di qualificazione e agli Albi attivi in Acea, per un totale di 448 operatori economici.

78 Di cui all’art. 38 del D. Lgs. n. 163/2006 e ss.mm.ii. Due elementi tipici dei requisiti di “ordine morale” previsti dalla normativa sono particolarmente rilevanti ai fini della tutela dei lavoratori, vale a dire il pagamento regolare di imposte, tasse, e contributi a favore dei lavoratori attestato dal DURC - Documento Unico di Regolarità Contributiva e l’osservanza delle norme in materia di sicurezza e di ogni altro obbligo derivante dai rapporti di lavoro. Qualunque irregolarità in merito ai requisiti ricordati dà luogo all’automatica esclusione dalla gara.

In dettaglio, gli operatori economici risultano così suddivisi79:

  • 156 operatori iscritti al Sistema di qualificazione lavori idrici;
  • 55 operatori iscritti al Sistema di qualificazione lavori energia;
  • 15 operatori iscritti ai restanti Sistemi di qualificazione per lavori idrici e civili;
  • 74 operatori iscritti ai Sistemi di qualificazione per beni e Servizi;
  • 100 operatori iscritti agli albi dei professionisti;
  • 48 operatori iscritti al Regolamento albo fornitori sotto soglia comunitaria.

Nel corso del 2012 la Funzione Sicurezza e Tutela ha avviato l’implementazione di un sistema di Vendor Rating il quale, secondo un approccio integrato con i Sistemi di qualificazione istituiti, alimenti tramite un processo di feedback i dati di input dei sistemi stessi. A tal proposito, è stato messo a punto un modello di rating da applicare ai gruppi merce di particolare interesse, e in primo luogo agli Albi istituti per le tipologie rientranti nei lavori idrici e lavori elettrici, che si basa sull’attribuzione di un punteggio di “rating di ingresso” (c.d. “R.I.”) e di un punteggio di “rating sul campo” (c.d. “R.C.”); a partire da giugno 2012 sono incominciate le visite ispettive QAS (Qualità – Ambiente e Sicurezza) che, a valle di una verifica basata su 117 requisiti e di un processo di valutazione, elaborano un punteggio che classifica il fornitore in una delle 5 fasce di rating di ingresso (vedi box di approfondimento dedicato). Le ispezioni QAS effettuate al 31.12.2012 sono state 30: 16 a fornitori iscritti all’albo lavori idrici; 9 a fornitori iscritti all’albo lavori elettrici; 5 a fornitori iscritti ad entrambi gli Albi. Nel 2013 la Funzione Sicurezza e Tutela si propone di proseguire l’attività ispettiva e di avviare la raccolta delle performance su tutti gli elementi di rating individuati nel modello.

Tra gli altri progetti seguiti, nel corso dell’anno l’Unità Qualifica e Rating Fornitori – in sinergia con l’Unità Responsabilità sociale di impresa e sostenibilità - ha partecipato al Gruppo di Lavoro Sustainable Supply Chain, attivato nell’ambito del Global Compact Network Italia, cui Acea aderisce dal 2007, allo scopo di condividere e implementare uno strumento di monitoraggio delle performance di sostenibilità delle aziende appartenenti alle catene di fornitura dei membri del Network, favorendo nei fornitori l’adozione di migliori pratiche (vedi box dedicato in Identità aziendale, Strategia e sostenibilità, paragrafo La condivisione delle tematiche di responsabilità sociale d’impresa).

SICUREZZA E TUTELA: AVVIATO UN SISTEMA DI VENDOR RATING INTEGRATO CON I SISTEMI DI QUALIFICAZIONE E GLI ALBI

Nel 2012 la Funzione Sicurezza e Tutela ha messo a punto un modello di rating basato su un “rating di ingresso” (R.I.) e un “rating sul campo” (R.C.). In dettaglio, il punteggio R.I. viene attribuito a tutti i fornitori iscritti all’albo ed è composto dal punteggio attribuito al fornitore in occasione della visita ispettiva QAS (Qualità – Ambiente e Sicurezza) e della valutazione della solidità economico finanziaria dell’operatore. Il punteggio R.C. interessa invece i soli fornitori aggiudicatari di gara e sarà alimentato principalmente dai dati raccolti nell’ambito delle ispezioni in cantiere, già sperimentate con successo da Acea Distribuzione, con il sistema di Vendor Rating applicato ai fornitori di lavori in area energia sin dal 2008 e, per la parte residua, dalla valutazione del comportamento precontrattuale del fornitore.

In giugno è stata avviata l’attività di ispezione fornitori condotta da un Team della Funzione Sicurezza e Tutela composto da referenti delle Unità Qualifica e Rating Fornitori, Sistema Qualità e Sicurezza e Salute sul lavoro. L’obiettivo della visita è di verificare, in particolare: la struttura organizzativa; la struttura fisica; l’investimento in formazione; la modalità di gestione delle commesse; la gestione degli automezzi e delle attrezzature; la gestione del magazzino; il rispetto della normativa della sicurezza; il rispetto della normativa ambientale.

A tal fine è stata predisposta una check list per la valutazione del fornitore che prevede un totale di 177 requisiti suddivisi in 32 argomenti, riconducibili alle tre aree di verifica (qualità, ambiente e sicurezza). È prevista l’assegnazione di un punteggio per ogni requisito e, per media, per ognuno dei 32 argomenti identificati. Per consentire un’omogeneità di valutazione è stata elaborata una “Nota metodologica” che per ogni requisito indica in dettaglio il significato dei punteggi e funge da linea guida per il valutatore. La valutazione viene sintetizzata con un punteggio da 0 a 100: 40 punti: Qualità, 40 punti: Sicurezza, 20 punti: Ambiente. Gli output della verifica sono la check list compilata con l’assegnazione di un punteggio puntuale e complessivo che classifica il fornitore in una delle 5 fasce di rating di ingresso e il rapporto di verifica ispettiva ad uso interno, analogo a quello utilizzato per il Sistema Qualità.

79 Si tenga presente che un operatore può essere iscritto a più Sistemi/Albi di qualificazione e che i dati forniti non tengono conto dell’irrogazione di eventuali provvedimenti di sospensione di carattere transitorio.

Nel corso dell’anno sono state intraprese, anche dalle società operative, iniziative con ricadute positive lungo la catena di fornitura, in termini di maggiori controlli sula qualità e sulla sicurezza. In Acea Ato 2, insieme con Acea SpA, le Organizzazioni Sindacali Confederali e le Federazioni di Categoria è stato sottoscritto un importante Protocollo sugli appalti idrici, in un’ottica di miglioramento continuo dei lavori e delle prestazioni in ambito idrico (vedi box dedicato). In Acea Energia sono state introdotte nel Mandato di agenzia che regola il rapporto tra Acea Energia e la rete di agenti di vendita, procedure più sfidanti in tema di qualità del servizio di vendita svolto dagli agenti, in un’ottica di tutela del cliente, che ha previsto anche la formazione obbligatoria di tutti gli incaricati (vedi box di approfondimento).

ACEA ATO 2: QUALITÀ DEL LAVORO E SICUREZZA NEI CANTIERI NEL PROTOCOLLO SUGLI APPALTI IDRICI

Nel giugno 2012, Acea SpA, Acea Ato 2 e le Organizzazioni Sindacali Confederali CGIL, CISL e UIL, con le Federazioni di Categoria Filctem, Flaei, Uilcem, Fillea, Filca e Feneal hanno approvato e sottoscritto un protocollo sugli appalti idrici, nell’ottica di un miglioramento continuo dei processi di affidamento, finalizzato a favorire un mercato degli appalti nel quale possano affermarsi principi di gestione dei lavori in qualità e sicurezza e a prevenire e contrastare il lavoro irregolare, le inadempienze contrattuali e previdenziali e il mancato rispetto della normativa sulla tutela della sicurezza per i lavoratori.

Tutte le sigle sindacali hanno sottolineato con grande apprezzamento la firma del Protocollo, che prevede iniziative di monitoraggio e controllo ed altre azioni volte a verificare la regolarità, la qualità e la sicurezza dei lavori e delle prestazioni nell’ambito degli appalti idrici.

In base alle caratteristiche e alla natura delle attività oggetto dell’appalto è stata prevista la presenza nell’organico dell’appaltatore di figure professionali di provata esperienza e adeguata formazione con la finalità di evitare il ricorso a profili inadeguati dal punto di vista professionale.

Risulta inoltre valorizzata l’attività di controllo da parte di Acea Ato 2, in qualità di stazione appaltante, sancendo l’impegno e la frequenza con cui saranno verificate in cantiere, tra le altre: l’assenza di personale irregolare, la disponibilità – in relazione alla tipologia di appalto - di locali di servizio (mensa, bagni e spogliatoi) per i lavoratori, l’attestazione della formazione obbligatoria in materia di prevenzione e sicurezza.

Ad evidenziare l’importanza del passo compiuto è stata concordata tra le Organizzazioni Sindacali ed Acea la costituzione di una Commissione paritetica, emanazione dei soggetti firmatari del Protocollo, che si occuperà di monitorare l’andamento degli appalti, con particolare riferimento agli aspetti di prevenzione e salvaguardia della sicurezza e al rispetto degli obblighi contrattuali assunti.

ACEA ENERGIA E GLI AGENTI DI VENDITA: FORMAZIONE E MONITORAGGIO DELLE PRESTAZIONI

Acea Energia, la società del Gruppo preposta alla gestione della vendita di energia elettrica e gas, si avvale di società strutturate con esperienza nel settore (Agenzie) per la vendita door to door e/o teleselling di energia elettrica e gas nei segmenti del mercato libero “domestico” e “micro business”. Nel Mandato di agenzia che regola il rapporto tra Acea Energia e la rete di agenti di vendita, dal 2012 sono state introdotte procedure più sfidanti in tema di qualità del servizio di vendita svolto dagli agenti, in un’ottica di tutela del cliente e prevenzione di eventuali pratiche commerciali scorrette.

Il Mandato di agenzia prevede, infatti, sia la formazione obbligatoria di tutti gli incaricati, che operano per conto e in nome di Acea, sia sanzioni pecuniarie in caso di rilevazione di pratiche commerciali scorrette. L’attività formativa ha l’obiettivo di trasmettere in modo chiaro le nozioni relative alle dinamiche del mercato libero e alle offerte commerciali di Acea Energia, mettendo gli agenti in condizione di trasferire adeguate informazioni ai clienti contattati. Nel corso dell’anno acea energia ha erogato ad 800 venditori un programma formativo incentrato sulla normativa dell’Autorità per l’energia elettrica e il gas, sul Codice di Condotta Commerciale e sui Prodotti offerti.

La società, inoltre, ha attivato rigorose procedure interne volte a monitorare le prestazioni degli incaricati: in caso di vendita porta a porta, infatti, i clienti vengono ricontattati telefonicamente per verificare che le informazioni siano state trasmesse dall’agente di vendita in modo corretto e, in caso di vendita telefonica, tutte le chiamate vengono registrate e riascoltate (vedi anche capitolo Clienti e collettività, paragrafo Customer care). In caso di pratiche commerciali scorrette, individuate a seguito dell’attività di controllo, il Mandato prevede l’erogazione di sanzioni pecuniarie, del valore unitario di 1.000 euro, a cui si deve aggiungere il mancato pagamento, nel mese di competenza, delle remunerazioni legate alla qualità commerciale delle acquisizioni: nel 2012, a fronte di 140.000 nuove forniture acquisite (elettrico e gas), sono stati sanzionati 27 comportamenti scorretti (per un totale di 27.000 euro), un dato estremamente contenuto che testimonia l’adeguato livello qualitativo del servizio svolto nell’anno.

Un percorso finalizzato all’implementazione del vendor rating è stato avviato anche per le società dell’area ambiente (termovalorizzazione e servizi ambientali) incentrato sulla verifica del rispetto della normativa ambientale e di sicurezza: nell’anno sono stati eseguiti audit sulle ditte che lavorano per la società SAO e che hanno effettuato lavori presso il Polo impiantistico di Orvieto e sulle ditte che effettuano il servizio di prelievo, trasporto e smaltimento del percolato prodotto dallo stesso Polo impiantistico; per la società A.R.I.A. sono stati eseguiti alcuni audit sui fornitori ed è stato predisposto l’Albo fornitori qualificati relativamente alle attività di smaltimento.
È inoltre proseguita, anche nel 2012, in Acea Distribuzione l’applicazione del vendor rating nell’ambito dei lavori in area energia, un sistema di valutazione dell’operato delle imprese, sviluppato già da alcuni anni in collaborazione con l’Università di Tor Vergata. Il sistema di valutazione, incentrato su parametri di qualità, sicurezza e ambiente, prevede ispezioni in cantiere e l’elaborazione di classifiche di merito basate sulla reputazione degli appaltatori, delle quali è possibile tener conto, in maniera oggettiva e non preponderante, nell’aggiudicazione delle gare e per la qualificazione delle imprese. È possibile l’applicazione di penali e la sospensione delle attività dell’appaltatore: nel 2012 sono stati sospesi per “non conformità” sulla sicurezza 23 cantieri, a fronte di un totale di 935 visite effettuate. L’applicazione del Vendor rating continua a rappresentare un forte stimolo per il miglioramento dei livelli di attenzione a qualità, sicurezza e ambiente e nel corso dell’anno si è ottenuto un ulteriore aumento dell’indice reputazionale medio delle 30 imprese appaltatrici (di cui 21 elettromeccaniche e 9 addette ai ripristini stradali) che hanno operato per Acea Distribuzione, passato da un valore su base annua di 91,47 nel dicembre 2011 a 91,65 nel dicembre 2012 (vedi box di approfondimento).
Infine, in coerenza con l’adozione da parte di Acea Distribuzione del Sistema di Gestione della Sicurezza secondo la norma OHSAS 18001:2007, le imprese fornitrici di lavori sono tenute a sottoscrivere la Politica per la Salute e la Sicurezza sui luoghi di lavoro.

QUALITÀ E SICUREZZA: IL SISTEMA DI VENDOR RATING PER I LAVORI IN AREA ENERGIA

Il metodo di misurazione delle performance delle imprese appaltatrici di lavori nell’area energia, messo a punto in collaborazione con il Center of Advanced Procurement dell’Università “Tor Vergata” di Roma, elabora le informazioni raccolte su 142 parametri di giudizio incentrati su qualità, sicurezza e ambiente, a seguito di ispezioni in cantiere, e le traduce in un “indicatore di reputazione” (IR).

L’IR è stato inserito come possibile parametro ulteriore nella formula di aggiudicazione dell’appalto premiando le imprese con i migliori standard di sicurezza e qualità.

l’unità “Ispezione e verifiche” di Acea Distribuzione, nel triennio 2010-2012 ha svolto circa 2.750 ispezioni. l’indicatore di reputazione medio annuo per le imprese è passato da un valore di circa 79,9 di gennaio 2010, ad un risultato pressoché pari a 91,6, con un trend di miglioramento particolarmente significativo. Il sistema ha dimostrato di poter incrementare l’affidabilità degli operatori, garantendo livelli prestazionali ottimali e generando ricadute positive lungo la catena di fornitura.

L’indice reputazionale, ovvero il giudizio che la stessa società ha assegnato nel tempo al suo fornitore diventa, accanto al ribasso proposto, un possibile elemento di valutazione dell’offerta che incide, in modo equilibrato, sulla scelta del vincitore.

Nel grafico è rappresentato l’andamento temporale su base annua della valutazione media di tutte le imprese da gennaio 2010 a dicembre 2012, ricordando che all’inizio del progetto, gennaio 2008, l’indice medio mensile era pari a circa 40.

VALUTAZIONE COMPLESSIVA IMPRESE ANNO ROLLING
gennaio 2010 - dicembre 2012

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IL CONTENZIOSO CON I FORNITORI

Il contenzioso tra l’azienda e i fornitori riguarda principalmente due ambiti: le contestazioni per mancato pagamento dei corrispettivi a fronte di provviste di beni, lavori e servizi e i giudizi in materia di contratti di appalto.

Nel primo ambito si tratta di fatture che, nel 90% dei casi, non vengono pagate per motivi formali e trovano generalmente rapida soluzione in via transattiva: in merito si registrano 12 posizioni aperte e chiuse nel 2012 e altre 13 posizioni pendenti.

Per quanto riguarda il contenzioso sui contratti di appalto, per 69 vertenze complessive, si hanno ricorsi al TAR in materia di aggiudicazioni (24 cause) e giudizi innanzi alla magistratura ordinaria (45 cause) relativamente all’iscrizione di riserve da parte degli appaltatori, risoluzioni del contratto, ecc.

Si registra infine la presentazione di 7 ricorsi da parte dei dipendenti di una ditta appaltatrice di Acea Distribuzione, che invocano la responsabilità solidale della società Acea per il mancato rispetto da parte del loro diretto datore di alcuni elementi inerenti il rapporto di lavoro. Acea Distribuzione, appena conosciuta la vicenda, ha provveduto a sospendere i pagamenti verso la ditta appaltatrice inadempiente nei confronti dei propri lavoratori, avviando procedure transattive con i diretti danneggiati per il ristoro economico del danno subito e procedendo contestualmente a defalcare tali somme dal rimanente importo dovuto all’appaltatrice.